背景
產品更新的速度，比使用者發現新功能的速度更快。 加入 Zeabur 後，我經常聽到使用者說，他們不知道我們已經推出了某些功能。
使用者回饋摘要：有用的功能已經上線一段時間，卻到後來才發現。
一開始，這些發現可能帶來驚喜。但隨著產品迭代加快，資訊落差開始影響品牌形象與使用者的信任。
和產品經理一起盤點後，我們找出了 2 個優先方向：
- 讓既有使用者掌握更新，主動傳遞產品資訊。
- 改善新手體驗，讓使用者更早發現產品的價值。
盤點過的使用者互動接觸點
- 產品資訊傳遞： 透過電子報、更新紀錄與產品內公告，讓使用者掌握新功能和產品動態。
- 新手引導與啟用： 透過歡迎信、設定清單與情境式提示，協助新使用者完成第一個有意義的操作。
- 功能採用： 透過教學、使用案例與依行為觸發的訊息，幫助既有使用者發現並使用相關功能。
- 回饋與對話： 透過產品內問卷、信件回覆與社群對話，了解使用者需求及使用阻礙。
- 重新建立互動： 透過相關更新或提醒，與不活躍的使用者重新取得聯繫。
任務
我們先選擇了 2 個方向：
| 使用產品時 | 產品之外 |
|---|---|
| 產品內自動推播通知 | 電子報與 Discord 更新通知機器人 |
| 在使用過程中呈現更新 | 主動將更新資訊帶到使用者面前 |
我負責的範圍：從更新紀錄到電子報的流程。 我負責使用者進入產品前的接觸旅程，把分散的更新彙整到單一接觸點，讓使用者能發現資訊，也讓我們能追蹤互動情況。
目標： 將讀者帶回網站與產品，支持日活躍／月活躍使用者（DAU/MAU）成長及互動。
行動
觀察既有的人工工作流程
我先檢視既有的人工流程，從自己過去製作電子報的經驗出發，梳理分散的產品更新如何轉化成面向使用者的內容。
我也參考媒體業編輯室的做法來建立流程：蒐集素材、挑選題材、決定切角並寫入編輯簡報，再於發布前審稿。這幫助我區分哪些編輯決策需要人的判斷，哪些製作任務可以標準化並由 AI 協助。
定義自動化的起步方式
我把整套流程拆成較小的節點，一開始先逐一手動跑過。在這個階段，我把 agent 的角色限定在研究與摘要素材，編輯決策、每一步的檢查點，以及階段之間的交接，仍由我負責。
親自走過流程，讓我了解每個節點需要哪些資訊、應該產出什麼，以及哪些地方需要我的判斷。最令我意外的是，「寫 brief」佔了流程中最多的時間。
即使進入 AI 時代，輸入品質決定輸出品質的原則仍然適用。如果提供給流程或工具的背景不足、資訊混亂，最後很可能需要花更多工夫，才能讓成果符合預期。
更麻煩的是，當流程包含多個步驟、數個 agent 或自動化工具時，錯誤的源頭會特別難以追溯。額外的品質檢查可能逐漸成為負擔，反而降低流程效率。
當工作涉及精確度、敘事、語氣，以及文字背後的意思時，這件事尤其重要。AI 知道如何產生文字，但不知道如何寫出內容。
定義 brief 需要包含什麼
我明確訂出 brief 的架構，要求 agent 在動筆前先整理脈絡，並標示尚待釐清的問題。內容盤點從內部任務管理工具的最新紀錄與其他權威資料來源開始，對齊不同利害關係人所掌握的產品開發資訊。
接著，再將零散資訊整理成各篇內容的詳細 brief。
本期優先順序
- 建議收錄的題材，以及它們為何重要
- 建議的切角
- 需要討論的決策與尚缺的素材
- 本期延後或不收錄的更新
單篇內容 BRIEF
1. 產品事實
這是什麼？提供了什麼？
誰可以使用？有什麼條件？
2. 與讀者的關聯
使用者為何需要關心？
哪些使用情境能具體呈現價值？
3. 編輯切角與大綱
這篇內容的重點是什麼？
應該按照什麼順序展開？
4. 受眾差異
不同使用者群體需要了解什麼？
5. 界線
哪些主張、內部資訊或敘事角度應該避免？
6. 預期行動
希望讀者接著做什麼？
CTA 應該連到哪裡？
7. 查證與來源
哪些事實或連結還需要確認？
哪些資料能支持這份 brief？
這讓我在要求 agent 寫作前，有具體的內容可以審閱：事實、切角、預期行動，以及尚未解決的問題。如果對事實有進一步疑問，我也能回到原始任務紀錄，查閱詳細的產品資訊。
將流程節點封裝成可重用的 skills，讓團隊自主執行
經過多次嘗試與調整，我將製作階段封裝成獨立的 agent skills，搭配共用模板、寫作指引與發布檢查清單。每個 skill 負責明確的任務，內部 SOP 則說明階段如何銜接，以及哪些地方需要人工審核。
flowchart TD
A[內容盤點]
B([編輯審核])
C[寫作與翻譯]
D[圖片與預覽]
E([最終品質審核])
F[名單準備與寄送]
A -->|來源與 brief 草案| B
B -->|確認優先順序與切角| C
C -->|6 種語言的草稿| D
D -->|排版後的電子報| E
E -->|已審核的文案與連結| F
class A,C,D,F production;
class B,E human;可重用的資源除了操作指引，還包括 HTML 模板、附參考範例的語氣指南，以及製作檢查清單。我將它們寫進內部 wiki，讓不同團隊的成員都能用自己的 agent 執行，並依循相同的參考資料與審核標準。
流程推出後的前 2 個月，我仍審核團隊所有對外內容。負責撰寫和寄信的夥伴，需要向我說明最終文案與目的。經過幾輪迭代與內部教學後，資深夥伴已能獨立完成流程，資淺夥伴則繼續將內容交給我審核。
改善審稿者的體驗
我建立了一個預覽網站，讓審稿者能切換 6 種語言版本，檢視排版後的電子報。團隊因此有共同的介面，可以在寄送前確認文案、圖片與連結。測試信則提供另一個檢查點，讓我們確認電子報在實際收件匣中的呈現。
我也把追蹤規範納入製作指引。連結中的活動與內容識別碼，讓網站造訪能對應到電子報及其中的個別內容。這將製作流程接回使用者互動的目標：了解哪些更新能讓讀者回到產品。
成果
這套流程成為團隊共用的製作方式，夥伴能用自己的 agent 執行。它支持每月 6 種語言的電子報，操作指引、模板與審核標準也能在每一期持續沿用。
- 使用範圍超出我個人的工作。 同事依照文件準備並寄送信件，讓團隊採用一致的品質標準。
- 保留人工審核，也讓團隊自主執行。 起初，所有對外內容都需要經過我審核，因為它們會直接影響品牌。流程成熟後，資深夥伴能獨立完成，我則持續審核資淺夥伴的內容。
- 讓編輯知識可以重複使用。 Brief 架構、語氣參考與製作清單，為團隊提供共同的決策與審核依據。流程記錄了如何製作電子報，也記錄寄出前該檢查什麼。
對我而言，最明確的成果，是看到別人接手原本由我獨自執行的流程，不需要我一步步教學，或不斷提醒每個細節（我們都知道，這類行銷工作有多少繁瑣的操作）。建立自動化的過程，也讓我必須把其中的判斷整理清楚，才能教學、審核與交接。
建立流程之前，我每週都獨自執行這些工作。另外，也有約 2–3 位負責優化產品通知的夥伴，經常來找我審稿。SOP 與文件完整的程式庫，把細節和實作經驗寫清楚，顯著減少了溝通上的落差。